Wie man die E-Mail richtig benutzt (1)
Vor einigen Jahren hätte ich es noch als sinnlos empfunden, über die Funktion von E-Mail zu schreiben: Wie man sie so benutzt, dass Absender und Empfänger gleichermaßen Nutzen daraus ziehen. Doch mittlerweile wird die ehemals als Briefersatz heraufbeschworene E-Mail verwendet wie ein Messenger. Die Bedeutung der vielen Felder sowie die Art und Weise einer Mailkommunikation sind vergessen. Eine Auffrischung plus Tipps:
Der Betreff
Täglich erhalte ich mindestens eine Mail ohne Betreffzeile. Das ist jetzt nicht weiter wild. Jedes Mailprogramm erkennt mittlerweile Kontakte und wirft nur unbekannte Abender in den Spam-Ordner. Damit man dort nicht landet, ist ein Betreff sinnvoll. Wenn er dann noch eindeutig anreißt, um was sich der Inhalt der E-Mail dreht, desto besser.
Die Empfängerzeilen der E-Mail sind das am meisten missverstandene Element des E-Mail-Verfassen-Fensters. Dabei ist es simpel und kann bei richtiger Anwendung (und Deutung) die Kommunikation effektiver gestalten.
In das Feld An: werden all die Mailadressen eingetragen, von denen eine direkte Reaktion auf den Nachrichteninhalt erwartet wird. Übersteigt die Empfängerzahl im An:-Feld die zehn, sollte man nochmal genau überlegen. Will man wirklich von jedem eine Antwort? Möchte wirklich jeder Beteiligte, dass seine Mailadresse für alle anderen sichtbar ist? Im Zweifelsfall sollten die Mails aufgeteilt werden und einige Empfänger persönlich angeschrieben.
In das Feld CC: werden die Empfänger eingetragen, die über den Inhalt der E-Mail informiert werden sollen, von denen aber keine direkte Reaktion auf den Inhalt erwartet wird. Auch hier sollte bedacht werden: Möchte wirklich jeder Beteiligte, dass seine Mailadresse für alle anderen sichtbar ist?
In das Feld BCC: werden letztlich die Empfänger eingetragen, die über den Inhalt der E-Mail informiert werden sollen, von denen aber keine direkte Reaktion auf den Inhalt erwartet wird UND die für den Rest der an der Konversation Beteiligten nicht erkennbar sein sollen.
Eine Ausnahme dürften Rundmails sein. Hier haben im An- und CC-Feld die Mailadressen nichts zu suchen. Generell sollte bei mehr als zehn Empfängern immer mitgedacht werden, ob die Mail wirklich für jeden Betreffenden relevant ist. Ein bisschen Introvertiertheit tut manchmal auch ganz gut.
Ein großer Fehler ist das späte Antworten auf E-Mails. Die Empfangsbestätigung nutzt niemand gern und so sitzt der Absender auf heißen Kohlen, ob denn nun die in seinen Augen wichtige Mail angekommen ist und wann sie bearbeitet wird. Auch wenn man die hinter den Mails steckende Arbeit der Dringlichkeit nach abarbeitet, ist es hilfreich, in einem gewissen Zeitfenster auf eingehende Mails zu antworten.
Ich persönlich checke zwischen 9 und 17 Uhr ungefähr stündlich meine Mails. Einfach um auch während der Arbeit nicht abgelenkt zu werden. Wichtige Mails beantworte ich sofort und auch Mails die in meinen Augen noch Zeit haben, erhalten eine kurze Antwort mit Bestätigung des Empfangs und wann mit einer Bearbeitung des Inhalts zu rechnen ist. Das beruhigt nicht nur den Absender, sondern schafft auch Vertrauen. Anrufe wie „Ich habe Ihnen gerade eine Mail geschickt.“ gehen mit diesem Verfahren nahezu auf null zurück.
Normalerweise antwortet man auf eine E-Mail und im Betreff erscheint automatisch ein Re: (oder AW:) vor der Zeile. Soweit so praktisch. Pongt die Konversation zwischen den beiden Gesprächspartnern nun eine Weile hin- und her, wird es unübersichtlich. Stilblütige Betreffzeilen wie beispielsweise «AW: Re: Re: AW: Fwd: Re: AW: Anfrage wegen Auftritt» sind da noch harmlos.
Mittels der Threadsysteme in den Mailprogrammen kann man solche Konversationsbäume einigermaßen überblicken, bei einem Posteingang jenseits der 50 Mails greift man aber lieber wieder auf die nach Eingangs-Datum sortierte Ansicht zurück.
Um hier den Überblick zu wahren, habe ich mir angewöhnt, ab der zweiten Antwort eine Klammer hinter das erste Re: zu setzen und dort die Zahl der Antworten zu vermerken. Ein «Re: (3) Anfrage wegen Auftritt», sieht deutlich aufgeräumter aus und man kann bereits optisch unterscheiden, wo man gerade steht.
Ein sinnvolles Archiv aller E-Mails ist nahezu unmöglich. Man stopft Ordner voll, sortiert und spätestens nach ein paar Jahren steht man einem undurchdringlichen Chaos an elektronischer Post gegenüber. Ich habe mir ein einfaches und sehr effektives Archivsystem ersonnen. Vielleicht ist es ja für den einen oder anderen ebenso zweckmäßig.
Ich archiviere nur die Gesendet-Ordner im Vierteljahrstakt. Der Hintergrund ist simpel: Jede Mail, die wichtig ist, beantworte ich auch. Das bedeutet, ich bestätige den Empfang der Daten oder antworte auf den Inhalt. Solche Mails landen automatisch im Gesendet-Ordner, inklusive Originaltext und ohne proppere Anhänge. Gemeinsam mit meinen verfassten Nachrichten habe ich damit eine chronologisch geordnete Sammlung der wichtigsten Kommunikationen, die ich nach vier Monaten in einen extra lokalen Ordner auslagere. E-Mails, die ich nicht beantworte, sind meistens so irrelevant, dass eine Archivierung sich nicht lohnt. Natürlich pflege ich darüber hinaus noch ein paar andere projekt- oder themenbezogene Ordner. Durch die Methode des Gesendet-Archivs sind die aber beileibe nicht so zugestopft.