Vorher/Nachher: Von Excel-Tabelle zu gestaltetem Layout

»Kannst Du da was machen?« So beginnen meist die Aufträge, die etwas Fummelei in Indesign nach sich ziehen. Grauste mich es anfangs noch, solche Tabellendokumente in Indesign (und früher noch QuarkXpress) zu portieren, ist es mittlerweile ein Leichtes. Selbst solche verschachtelten Timetables wie hier sind in Nullkommanichts umgesetzt.

Zusammengefasst zähle ich einfach die Menge an Spalten und Zeilen, erstelle eine neue Tabelle in Indesign mit dieser Struktur, markiere und kopiere alle Zellen im Excel-Dokument, markiere dann die erste Zelle im Indesign-Dokument und füge die kopierten Daten ein. Das grobe Gerüst ist damit fertig und kann bearbeitet werden.

Der Übersicht halber verkleinere ich dabei zuerst alles auf eine minimale Schriftgröße, damit mir nichts durch die Lappen geht und korrigiere manuell Zeilenumbrüche. Im Anschluss verbinde ich mit »Zellen verbinden« noch nötige Zellen, damit wie in diesem Fall die Dauer der einzelnen Programmpunkte stimmt. Jetzt wird die Tabelle an die Dokumentenbreite angepasst. In den »Zellenoptionen/Zeilen und Spalten« lässt sich das ganz leicht mit der manuellen Eingabe der Spaltenbreite lösen und danach direkt an den Konturen mit der Maus korrigieren. Die minimale und maximal Zellenhöhe lassen sich hier übrigens auch schnell festlegen und geben der Tabelle damit ein aufgeräumtes Bild. In denselben Zellenoptionen können auch gleich die Tabellenkonturen auf Null gesetzt werden, denn die würden bei dieser Darstellung nur stören.

Das Zuordnen von Farben und die Formatierung des Textes sind dann übliches Indesign-Handwerk. Mit Absatzvorlagen arbeitet es sich am schnellsten. Für manuelle Änderungen können die nötigen Zellen ausgewählt und mittels der Werkzeugleiste Schriftart, Größe, Farbe etc. angepasst werden. Für kleinere minimale Tabellen genügt das oft. Der Hintergrund jeder Zelle lässt sich in dieser Weise ebenso leicht anpassen. Ein bisschen mehr Arbeit erforderten dann nur die hinterlegten gezackten Elemente. Reine Handarbeit, die dem Layout aber auch eine gewisse Tiefe gibt und nicht wie eine Tabelle wirken lässt.

Und wenn nach der Korrekturmail die Antwort eintrifft: »Super, kann so in den Druck.«, war es die Mühe wert.