Nicht jedes Unternehmen richtet monatlich ein Event aus und weiß auf Anhieb, wie die Arbeit mit einem Eventfotografen abläuft. Hier die wichtigsten Fragen und Antworten aus den Jahren meiner dokumentarischen Arbeit bei Kongressen, Panels und Seminaren.
Inhalt
1. Zu welchem Zeitpunkt frage ich am besten für eine Eventfotografie an?
2. Sind kurzfristige Termine möglich?
3. Muss ich einem Eventfotografen ein Hotelzimmer buchen?
4. Wann und wie briefe ich zur Veranstaltung?
5. Wann erhalte ich die Bilder der Veranstaltung?
6. Wieviele Fotos werden final geliefert?
7. Beinhalten die gelieferten Fotos alle Nutzungsrechte?
1. Zu welchem Zeitpunkt frage ich am besten für eine Eventfotografie an?
Wenn ich als Eventfotograf gewünscht bin, ist man auf der sicheren Seite, wenn 2 bis 3 Monate vor der Veranstaltung angefragt wird. Kurzfristige Einsätze sind aber immer mal möglich: einfach anfragen.
2. Sind kurzfristige Termine möglich?
Egal wie voll ein Kalender ist, oft ergeben sich kurzfristig Lücken. Die Chancen stehen öfter besser, als erwartet. Und falls ich bereits verbucht bin, baue ich in meinem Netzwerk auf genügend erfahrene Kollegen, an die ich verweisen kann.
3. Muss ich einem Eventfotografen ein Hotelzimmer buchen?
Sobald der Einsatzort länger als 1-2 Fahrtstunden von Leipzig entfernt ist, empfiehlt sich eine Unterkunft. Das macht den Tag entspannter, da ich auch früher anreisen kann. Sofern Sie Kontigente in Partnerhotels haben, geben Sie das einfach bei meiner Buchung an. Ich kümmere mich aber auch allein um eine passende Unterkunft.
4. Wann und wie briefe ich zur Veranstaltung?
Die groben Eckdaten und Fotowünsche senden Sie am besten mit der Anfrage mit. Details zum Ablaufplan genügen ein paar Tage vorher und kurze Updates während der Veranstaltung sind natürlich auch möglich. Am wichtigsten ist die exakte Angabe des Ablaufs, des Inhalts und alle passierenden Programmpunkte. So kann ich nichts übersehen und von jedem Teil des Events wird es Fotos geben.
5. Wann erhalte ich die Bilder der Veranstaltung?
Die Fotos Ihres Events sichte und bearbeite ich in der Regel direkt nach der Veranstaltung und stelle sie in der Wunschgröße zum Download zur Verfügung. Je nach Umfang des Events in strukturierten Ordnern oder zusätzlichen separaten Freigaben für die Teilnehmer. Endet das Event nach 17 Uhr, bearbeite ich die finalen Bilder in der Regel am Folgetag.
Selbstverständlich ist auch eine AdHoc-Entwicklung vor Ort direkt während der Veranstaltung machbar. Gerade bei Kongressen ohne große Wegstrecken hat die live berichtende Marketing-Abteilung damit im Takt der Programmpunkte alle Bilder sofort zur Verfügung. Bei weitläufigeren Venues oder parallelen Bühnen ist eine Bearbeitung auch in den Pausenzeiten machbar.
6. Wieviele Fotos werden final geliefert?
Die Anzahl der finalen Fotos richtet sich nach der Dauer das Events, der Dichte der Programmpunkte und natürlich der Motivmöglichkeiten. Ich setze hierbei auf Qualität statt Quantität.
7. Beinhalten die gelieferten Fotos alle Nutzungsrechte?
Die zu meiner Eventfotografie gewährten Nutzungsrechte beinhalten für den Auftraggeber die Verwendungen/Veröffentlichungen in Online-, Digital- und Printmedien sowie Bewegtbild und andere für den Bildzweck bzw. Publikation notwendigen Formate. Darin inkludiert sind selbstverständlich die einfachen unbegrenzten Nutzungsrechte sowie honorarfreie Nutzung durch Dritte (Teilnehmer, Partner etc.) sofern der inhaltliche Bezug zur Veranstaltung und Auftraggeber gewährleistet ist. Alles natürlich unter Maßgabe der Autorenkennung am Bild (Daniel Reiche).
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