Nicht jedes Unternehmen richtet monatlich ein Event aus und weiß auf Anhieb, wie die Arbeit mit einem Eventfotografen abläuft. Hier die wichtigsten Fragen und Antworten aus den Jahren meiner dokumentarischen Arbeit bei Konferenzen, Tagungen, Firmen-Events und Kulturveranstaltungen.
Inhalt
1. Zu welchem Zeitpunkt frage ich am besten für eine Eventfotografie an?
2. Sind kurzfristige Termine möglich?
3. Was kostet Eventfotografie?
4. Wann und wie briefe ich zur Veranstaltung?
5. Wann erhalte ich die Bilder der Veranstaltung?
6. Wieviele Eventfotos werden final geliefert?
7. Beinhalten die gelieferten Fotos alle Nutzungsrechte?
8. Muss ich einem Eventfotografen ein Hotelzimmer buchen?
1. Zu welchem Zeitpunkt frage ich am besten für eine Eventfotografie an?
Wenn ich als Eventfotograf gewünscht bin, sind Sie auf der sicheren Seite, wenn 2 bis 3 Monate vor der Veranstaltung angefragt wird. Kurzfristige Einsätze sind aber immer mal möglich: einfach anfragen.
2. Sind kurzfristige Termine möglich?
Egal wie voll ein Kalender ist, oft ergeben sich kurzfristig Lücken. Die Chancen stehen öfter besser, als erwartet. Und falls ich bereits verbucht bin, baue ich in meinem Netzwerk auf genügend erfahrene Kollegen, an die ich verweisen kann.
3. Was kostet Eventfotografie?
Jede Veranstaltung, jede Tagung und jede Location, in der das Event stattfindet sind anders. Es unterscheiden sich nicht nur die Anzahl der Gäste, sondern auch die Dichte der Programmpunkte, das Bühnengeschehen und die Dauer. Und natürlich ihre ganz eigenen Bildwünsche. Aus diesem Grund kann ich keine pauschalen Honorare für individuelle Fotoeinsätze nennen.
4. Wann und wie briefe ich zur Veranstaltung?
Die groben Eckdaten und Fotowünsche senden Sie am besten mit der Anfrage mit. Details zum Ablaufplan genügen ein paar Tage vorher und kurze Updates während der Veranstaltung sind natürlich auch möglich. Am wichtigsten ist die exakte Angabe des Ablaufs, des Inhalts und alle passierenden Programmpunkte. So kann ich nichts übersehen und von jedem Teil des Events wird es Fotos geben.
5. Wann erhalte ich die Bilder der Veranstaltung?
Die Fotos Ihres Events sichte und bearbeite ich in der Regel direkt nach der Veranstaltung und stelle sie in der Wunschgröße zum Download zur Verfügung. Je nach Umfang des Events in strukturierten Ordnern oder zusätzlichen separaten Freigaben für die Teilnehmer. Endet das Event nach 17 Uhr, bearbeite ich die finalen Bilder in der Regel am Folgetag.
Selbstverständlich ist auch eine AdHoc-Entwicklung vor Ort direkt während der Veranstaltung machbar. Gerade bei Kongressen ohne große Wegstrecken hat die live berichtende Marketing-Abteilung damit im Takt der Programmpunkte alle Bilder sofort zur Verfügung. Bei weitläufigeren Venues oder parallelen Bühnen ist eine Bearbeitung auch in den Pausenzeiten machbar.
6. Wieviele Eventfotos werden final geliefert?
Die Anzahl der finalen Fotos richtet sich nach der Dauer das Events, der Dichte der Programmpunkte und natürlich der Motivmöglichkeiten. Ich setze hierbei auf Qualität statt Quantität. Im Schnitt sind bei üblicher Programmdichte diese Bildermengen zu erwarten:
| Eventtyp / Art der Veranstaltung | übliche Menge der Fotos | Einsatzdauer, Hinweise |
|---|---|---|
| Geschäftseröffnung, Empfang | ca. 30 – 50 Fotos | 1 – 2 Stunden |
| kurze Firmenpräsentation, Workshop | ca. 50 – 80 Fotos | 2 – 3 Stunden |
| Firmenevent, Betriebsfeier mit Rahmenprogramm, Musiker (halbtags) | ca. 100 – 180 Fotos | 4 Stunden |
| Tagung / Konferenz mit Vorträgen, Networking, Paneldiskussionen, Talks (ganztags) | ca. 200 – 450 Fotos | 8 Stunden, Zielsetzung: jede Person auf der Bühne mit mindestens zwei bis drei Motiven |
| Ausstellerdokumentation, Messestände, Präsentationen | je Aussteller 3 – 10 Fotos | bei Messen & Fachtagungen |
Eine größere Anzahl an Programmpunkten bzw. Bühnengeschehen, Ausstellern etc. erhöht die Motivgelegenheiten und damit die Menge der zu erwartenden Eventfotos. Bei größeren Events mit hoher Programmdichte und mehreren Bühnen empfiehlt es sich, auf mehrere Fotografen zu setzen, die parallel arbeiten. So ist einer höhere Bildausbeute zu erwarten.
7. Beinhalten die gelieferten Fotos alle Nutzungsrechte?
Die zu meiner Eventfotografie gewährten Nutzungsrechte beinhalten für den Auftraggeber die Verwendungen/Veröffentlichungen in Online-, Digital- und Printmedien sowie Bewegtbild und andere für den Bildzweck bzw. Publikation notwendigen Formate. Darin inkludiert sind selbstverständlich die einfachen unbegrenzten Nutzungsrechte sowie honorarfreie Nutzung durch Dritte (Teilnehmer, Partner etc.) sofern der inhaltliche Bezug zur Veranstaltung und Auftraggeber gewährleistet ist. Alles natürlich unter Maßgabe der Autorenkennung am Bild (Daniel Reiche).
8. Muss ich einem Eventfotografen ein Hotelzimmer buchen?
Sobald der Einsatzort länger als 1 bis 2 Fahrtstunden von Leipzig entfernt ist, empfiehlt sich eine Unterkunft. Das macht den Tag entspannter, da ich auch früher anreisen kann. Sofern Sie Kontigente in Partnerhotels haben, geben Sie das einfach bei meiner Buchung an. Ich kümmere mich aber auch allein um eine passende Unterkunft.
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