Nicht jedes Unternehmen richtet monatlich ein Event aus und weiß auf Anhieb, wie die Arbeit mit einem Eventfotografen abläuft. Hier die wichtigsten Fragen und Antworten aus den Jahren meiner dokumentarischen Arbeit bei Kongressen, Panels und Seminaren.
Zu welchem Zeitpunkt frage ich am besten für eine Eventfotografie an?
Da ich einige feste Bestandskunden aus Industrie und Wirtschaft betreue, sind fixe Termine bereits über ein Jahr im Voraus verbucht. Alle anderen Event-Planungen liegen 6 bis 8 Wochen im Voraus. Wenn ich als Eventfotograf gewünscht bin, sind Sie also auf der sicheren Seite, wenn Sie 2 bis 3 Monate vor der Veranstaltung anfragen.
Sind kurzfristige Termine trotzdem möglich?
Egal wie voll ein Kalender ist, oft ergeben sich kurzfristig dennoch mal Lücken. Bei diesen spontanen Slots bevorzuge ich natürlich meine Bestandskunden; aber die Devise lautet: einfach anfragen. Die Chancen stehen öfter besser, als erwartet. Und falls ich bereits verbucht bin, baue ich in meinem Netzwerk auf genügend erfahrene Kollegen, an die ich verweisen kann.
Muss ich einem Eventfotograf ein Hotel buchen?
Sobald der Einsatzort länger als 1-2 Fahrtstunden von Leipzig entfernt ist, empfiehlt sich eine Unterkunft. Das macht den Tag entspannter, da ich auch früher anreisen kann. Sofern Sie Kontigente in Partnerhotels haben, geben Sie das einfach bei meiner Buchung an. Ich kümmere mich aber auch allein um eine passende Unterkunft.
Wann und wie briefe ich zur Veranstaltung?
Die groben Eckdaten und Fotowünsche senden Sie am besten mit der Anfrage mit. Details zum Ablaufplan genügen ein paar Tage vorher und kurze Updates während der Veranstaltung sind natürlich auch möglich. Am wichtigsten ist die exakte Angabe des Ablaufs, des Inhalts und alle passierenden Programmpunkte. So kann ich nichts übersehen und von jedem Teil des Events wird es Fotos geben.
Was passiert, wenn der Fotograf an dem Veranstaltungstag krank ist und nicht kommen kann?
Gesundheit ist das größte Gut und eine schwere Influenza oder andere Infektion kommt immer ungelegen. Auch wenn dieser Fall extrem selten und in den Jahren vielleicht nur ein, zwei Mal aufgetreten ist: Ich schleppe mich natürlich nicht hochinfektiös auf Ihre Veranstaltung und setze Ihre Kunden, Gäste und Geschäftspartner einer Ansteckung aus. Vielmerh habe Partnerfotografen, die als Ersatz bereitstehen. Ich liege derweil im Bett und ärgere mich, werde aber immerhin schnell wieder gesund.
Wenn der Eventfotograf da ist, kann er doch auch schnell noch ein Video drehen, oder?
Gegen einen dualen Einsatz aus Fotografie und Videodreh zu einem Event spricht aus technischer Sicht nicht viel. Aus inhaltlicher jedoch einiges. Gerade bei einem stark getakteten Event stehe ich vor der Entscheidung: halte ich eine einzigartige Szene nun fotografisch oder als Bewegtbild fest? Beides erfordert nämlich unterschiedliche Herangehensweisen. Diese spontane Überlegung kostet dann oft auch mal das Motiv, sodass unterm Strich gar kein Bild existiert. Natürlich können mit heutigen Kameras 4-8K-Videos erfasst werden, deren Einzelbilder auch als Fotos extrahiert werden können – eine kurze Belichtungszeit vorausgesetzt. Das ist aber weder qualitativ noch entspricht es marketingtauglichem Material.
Aus diesem Grund biete ich so einen dualen Einsatz nur Bestandskunden an, die ich kenn, die mir vertrauen und entscheide immer selbst, ob es Sinn macht. Getrennte Einsätze (z.B. vormittags Video, nachmittags Fotos) sind natürlich möglich und wenn die Veranstaltung gleichermaßen foto- und videografisch dokumentiert werden soll, habe ich feste Partnervideografen zur Unterstützung. Das kostet unterm Strich zwar mehr, liefert aber die bestmögliche Qualität ohne Kompromisse für die Eventnachberichterstattung in SocialMedia etc.
Wann erhalte ich die Bilder der Veranstaltung?
Die Fotos Ihres Events sichte und bearbeite ich in der Regel direkt nach der Veranstaltung und stelle die in der Wunschgröße zum Download zur Verfügung. Je nach Umfang des Events in strukturierten Ordnern oder zusätzlichen separaten Freigaben für die Teilnehmer. Endet das Event nach 17 Uhr, bearbeite ich die finalen Bilder in der Regel am Folgetag.
Selbstverständlich ist auch eine AdHoc-Entwicklung vor Ort direkt während der Veranstaltung machbar. Gerade bei Kongressen ohne große Wegstrecken hat die live berichtende Marketing-Abteilung damit im Takt der Programmpunkte alle Bilder sofort zur Verfügung. Bei weitläufigeren Venues oder parallelen Bühnen ist eine Bearbeitung auch in den Pausenzeiten machbar.
Wieviele Fotos werden final geliefert?
Die Anzahl der finalen Fotos richtet sich nach der Dauer das Events, der Dichte der Programmpunkte und natürlich der Motivmöglichkeiten. Ich setze hierbei auf Qualität statt Quantität. Im Schnitt liefere ich bei kurzen Einsätzen 30 bis 50 finale Fotos. Bei Events von 2 bis 4 Stunden rund 80 bis 130 Bilder. Bei Ganztagseinsätzen können es durchaus 200 bis 500 Fotos werden.
Beinhalten die gelieferten Fotos alle Nutzungsrechte?
Die zu meiner Eventfotografie gewährten Nutzungsrechte beinhalten für den Auftraggeber die Verwendungen/Veröffentlichungen in Online-, Digital- und Printmedien sowie Bewegtbild und andere für den Bildzweck bzw. Publikation notwendigen Formate. Darin inkludiert sind selbstverständlich die einfachen unbegrenzten Nutzungsrechte sowie honorarfreie Nutzung durch Dritte (Teilnehmer, Partner etc.) sofern der inhaltliche Bezug zur Veranstaltung und Auftraggeber gewährleistet ist. Alles natürlich unter Maßgabe der Autorenkennung am Bild (Daniel Reiche).